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Gestión de proyectos

Gestión de proyectos
                                                                                                                   Gestión de proyectos

La gestión de proyectos está conformada por todas aquellas acciones que debes realizar para cumplir con un objetivo definido. Pero dentro de un período de tiempo determinado durante el cual se utilizan recursos, herramientas y personas. Además que tienen un costo que se ha de tener en cuenta cuando se realiza el presupuesto. Al final siempre obtienes unos productos finales que deben corresponder a los objetivos iníciales.

Las compañías de hoy en día hacen gestión de proyectos. Sin importar su tamaño, la actividad que desarrolle o el sector donde opere. Un proyecto puede ser desde un gran trabajo específico para un cliente o incluso optimizar un proceso interno dentro de la propia organización.

El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, es que hagas un producto original  y cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser más complicado que con la manera de comercializar estándar, en la que un cliente compra un producto para cubrir necesidades. En un proyecto, el producto tiene que cumplir una necesidad específica que debe ser clara. Esta es una de las dificultades de la gestión de proyectos, ya que no suelen haber precedentes en la organización.

La gestión de proyectos abarca una metodología siendo algunas de las más importantes:

  • Definir las fases de nuestros proyectos
  • Concretar el presupuesto de los proyectos
  • Precisar el alcance
  • Puntualizar la duración
  • Definir el objetivo

Beneficios de la gestión de proyectos 

A la hora de gestionar un proyecto puedes encontrar varios beneficios que ayudarán a tu empresa en diferentes ámbitos. Y harán mucho más sencilla la tarea de alcanzar los objetivos empresariales:

  • Posibilita una respuesta rápida a las diferentes demandas del mercado. Se maximiza la capacidad de reacción de los empleados. Y se consigue más a un coste menor aunque más allá de cumplir con los objetivos presupuestarios es muy importante aportar valor añadido y calidad. Cuando gestionas un proyecto has de encargarte que los trabajadores sepan todas sus responsabilidades para poder cumplir la misión. Consecuentemente, estos encuentran maneras de mejorar el proyecto, y ahorrar en costes y tiempo.
  • Externamente, gracias a la gestión de proyectos aportas una visión de conjunto y de mejora en la comunicación de la empresa.
  • Se fija objetivos globales en la organización, por lo tanto se tiene también un presupuesto general y costes de empresa de toda la organización. Con una buena gestión de proyectos, se crea una mejor transferencia de información entre los diferentes departamento. Y se marcan prioridades con más facilidad.

Otros beneficios

  • Te accede aprender de las lecciones del pasado, creando lo que se conoce como “Know How”. Te permite utilizar la experiencia de planificación, y usarla para proyectos futuros. Durante las fases de ejecución y desarrollo del proyecto se identificarán errores, se corregirán permitiendo definir procesos más optimizados. Además crear buenas prácticas que se podrán reutilizar.
  • Tienes una correcta información sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo. En la gestión de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de la organización. Saber identificar los problemas, gestionar los conflictos, negociar, dinamizar la cooperación son cualidades imprescindibles que debe tener un buen Project manager.
  • Hay una visión enfocada en el cliente. Un proyecto siempre centra la atención en el cliente, para cubrir una necesidad específica de este.
  • Asegura calidad, ya que te permite proporcionar al cliente un producto que cumple los requisitos de este, y con la adecuación de uso. Una entrega puntual,  exceder el presupuesto y cumpliendo con las expectativas de calidad del clientes permiten consolidar  la imagen de marca. Así como generar oportunidades de negocio a su organización.

 Fases en la gestión de proyectos

Planificación

La planificación es la primera fase en la gestión de un proyecto, y es previa al desarrollo de este. En esta fase has de definir cuáles serán las actividades que se tendrán que hacer, estimar la duración del proyecto. Es la fase de gestión de tareas que consiste en definir las tareas, asignarlas a las personas responsables de su ejecución. Además determinar su duración, definir la dependencia entre tareas y priorizarlas. También has de indicar cuáles serán los recursos necesarios para poder llevar a cabo con éxito el proyecto.

Simbolización

Esta es la segunda fase de la gestión de proyectos, y consiste en crear el calendario de ejecución del proyecto. Además indicando en qué fechas se hará cada parte del proyecto, incluyendo la de inicio y la de fin. Esta fase junto al de planificación, son previas al inicio del proyecto.

Seguimiento y control de proyecto

Esta fase es la única fase de toda la gestión que se hace durante el proyecto. Consiste en seguir y controlar su ejecución. Es decir, obtener datos de la evolución y tomar las medidas correctas en caso de que hubiese algún inconveniente. La flexibilidad y la capacidad de reacción son fundamentales para una buena gestión de proyecto. La capacidad de adaptación y de gestión del cambio son dos factores importantes si queremos tener éxito.

Análisis y evolución

Esta es la cuarta y última fase de la gestión de proyectos, la cual sucede ya después de haber terminado el proyecto. En esta lo que se hace es medir las diferencias entre lo que se había previsto durante la fase de planificación. Y lo que realmente ha sucedido, normalmente se suele medir sobretodo el presupuesto planeado y el coste real. Esta fase permite observar los errores que se han cometido durante todo el proceso, y aprender de la experiencia para los proyectos futuros.

La importancia del director de proyectos

La figura del director de proyectos es la responsable de desarrollar el proyecto dentro de un presupuesto y de un calendario previamente estipulado. El éxito dependerá de la buena coordinación de las partes implicadas y de las iniciativas estratégicas que se pondrán en marcha para alcanzar los objetivos perseguidos. Para lograrlo, los ‘Project Managers’ se apoyan en su experiencia y conocimiento. Pero también en soluciones que les permitan hacer un buen seguimiento de la evolución del proyecto. Por ejemplo línea de tiempo, avances, costes, desviaciones respecto a lo previsto, etc.

Las habilidades en la gestión de proyectos te ayudarán a evitar riesgos. Pero también a hacer un uso eficiente y eficaz de los recursos puestos a disposición del grupo de trabajo. Por otro lado, los miembros del equipo podrán ser guiados adecuadamente, entender sus responsabilidades y los resultados esperados de ellos. Siempre estarán implicados en respetar el calendario de tareas para completar el proyecto a tiempo y en el futuro dentro del presupuesto asignado.

Organización

Otro aspecto importante que debe tener presente el director de proyectos es entender cómo trabajan las personas y por qué trabajan de esta forma. Sólo así se pueden detectar dinámicas de trabajo más eficientes. Aplicar buenas prácticas, estandarizar procesos y garantizar que las tareas se llevan a cabo de manera optima. Si se consigue entonces se puede optimizar la gestión de proyectos minimizando los riesgos, controlando los costes y maximizando las probabilidades de éxito dentro de la organización. Esas son las claves del éxito.

Los proyectos llevados a cabo sin problemas, dentro del presupuesto y el calendario proyectan un mensaje muy claro acerca de la competencia. Así como profesionalidad de la empresa y permiten consolidar la reputación y la imagen de la organización. Una marca fuerte puede aumentar el valor comercial de una compañía. Además de establecer relaciones sólidas con las partes interesadas sobre la base de la confianza.

Curso  de gestión de proyectos

El curso busca formar profesionales en Gerencia de Proyectos, usando el conjunto de mejores prácticas de Dirección de Proyectos. Al finalizar el curso el participante estará en la capacidad de:

  • Tener una base sólida de conocimientos de las buenas prácticas de Dirección de Proyectos recomendadas por el PMI.
  • Crear, revisar y mejorar documentación.
  • Contar con la capacidad de personalizar plantillas y documentos genéricos de Proyectos.
  • Saber cómo aplicar de manera específica y concreta las mencionadas buenas prácticas de Dirección de Proyectos recomendadas por el PMI.
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Público objetivo

El Curso Gestión de Proyectos está dirigido a profesionales o técnicos de todas las disciplinas que se desempeñen como líderes de proyectos. Es decir, gerentes, jefes, supervisores), consultores o miembros de equipos de proyectos. Licenciados o estudiantes de postgrado que tengan interés en desarrollar habilidades de gestión y dirección de proyectos.

Pre-Requisitos

Se requiere que el participante posea:

  • Comprensiones básicas de administración en general y/o haber participado como miembro de equipo en algunos proyectos. Tener interés en la gestión de proyectos.
  • Estructura Curricular

Fases del Proyecto

  • La Organización Funcional Clásica
  • Además la Organización Matricial Débil
  • Pero también la Organización Matricial Equilibrada
  • Gestión de la Integración del Proyecto
  • Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
  • Por otro lado, desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
  • Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
  • Gestionar el Conocimiento del Proyecto
  • Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
  • Por otra parte, realizar el Control Integrado de Cambios
  • Cerrar el Proyecto o Fase
  • Gestión del Alcance del Proyecto
  • Planificar la Gestión del Alcance
  • Recopilar Requisitos
  • Así como definir el Alcance
  • Crear la EDT
  • Validar el Alcance
  • Controlar el Alcance
  • Lo más importante, gestión del Cronograma del Proyecto
  • Planificar la Gestión del Cronograma
  • Estimar la Duración de las Actividades

Cronograma

  • Desarrollar el Cronograma
  • Además controlar el Cronograma
  • Gestión de los Costos del Proyecto
  • Planificar la Gestión de Costos
  • Por otra parte, estimar los costos
  • Determinar el Presupuesto
  • Controlar los Costos
  • Gestión de la Calidad del Proyecto
  • Planificar la Gestión de Calidad
  • Gestionar la Calidad
  • Controlar la Calidad
  • Por otro lado, gestión de los Recursos del Proyecto
  • Planificar la Gestión de Recursos
  • Estimar los Recursos de las Actividades
  • Adquirir Recursos
  • Desarrollar el Equipo
  • Así como dirigir el Equipo
  • Controlar los Recursos

Proyectos

  • Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
  • Planificar la Gestión de las Comunicaciones
  • Lo más importante, gestionar las Comunicaciones
  • Monitorear las Comunicaciones
  • Gestión de los Riesgos del Proyecto
  • Además identificar los Riesgos
  • Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
  • Pero también, realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
  • Planificar la Respuesta a los Riesgos
  • Implementar la Respuesta a los Riesgos
  • Controlar los Riesgos
  • Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
  • Lo más importante, planificar la Gestión de las Adquisiciones
  • Efectuar las Adquisiciones
  • Controlar las Adquisiciones
  • Gestión de los Interesados del Proyecto
  • Identificar a los Interesados
  • Planificar el Involucramiento de los Interesados
  • Y gestionar el Involucramiento de los Interesados
  • Controlar el Involucramiento de los Interesados